Testphase gestartet: Lieferscheine digitalisieren

Ein Lieferschein beinhaltet viele relevante Daten, welche G√ľter m√ľssen in welcher Anzahl an der vorgegebenen Adresse abgeliefert werden. In der Regel, werden dem Fahrer die Lieferscheine in Papierform ausgeh√§ndigt. Das Dokument muss dann in wenigstens zweifacher Ausfertigung mitgef√ľhrt werden und vom Kunden nach √úbergabe der Ware gegengezeichnet werden. Anschlie√üend reicht der Fahrer den Lieferschein in die entsprechende Fachabteilung zur√ľck. Aber wie l√§sst sich dieser aufw√§ndige Arbeitsprozess verk√ľrzen?

Im Rahmen des aktuellen Projektes ‚ÄěDigitaler Lieferschein‚Äú, eine Kooperation von GS1 und BVL.Digital, an dem die Nagel-Group aktiv beteiligt ist, wurde im Zeitraum 23.08-17.09.2021 eine Testphase, an den Standorten Trebur, Gro√ü-Gerau,Borgholzhausen und Reichenbach durchgef√ľhrt. Ziel des Projektes ist es, eine Anwendungsempfehlung zu entwickeln die den Entfall des Papier-Lieferscheins und dessen digitale Abl√∂sung in der Praxis erm√∂glicht. Die erste Testphase wurde erfolgreich abgeschlossen, die Auswertung l√§uft aktuell noch.

‚ÄěGrunds√§tzlich k√∂nnen wir derzeit sagen, dass die Technik gut funktioniert hat und auch unsere Fahrer:innen sehr gute Erfahrungen mit dem digitalen Lieferschein gemacht haben. 68 Prozent der befragten Anwender w√ľrden die standardisierte Branchenl√∂sung zur digitalen Abwicklung von Lieferscheinen gerne weiternutzen. ‚Äú sagt Florian Seffert (Head of IT-Innovation).

 

Vorteile des digitalen Lieferscheins auf einen Blick:

  • Ausdrucken und √úbergabe von Lieferscheinen entf√§llt. Der ben√∂tigte Lieferschein ist immer mit dabei oder kann noch nachgesendet werden, auch wenn die Fahrer:innen sich bereits auf ihrer Tour befinden.
  • Reduktion des Verwaltungsaufwands dank der Digitalisierung der Ausdrucke
  • Reduktion m√∂glicher Fehlerquellen, denn ‚Ķ

– die Daten m√ľssen nur einmal eingegeben werden. Auch das spart wiederum viel Zeit.

– Lieferscheine gehen nicht mehr verloren oder kommen erste nach Tagen im Unternehmen an.

– Probleme oder Reklamationen k√∂nnen direkt √ľbermittelt und es kann sofort reagiert werden.

  • Echtzeit Daten√ľbermittlung

 

Durch ein PDF/A-3 besteht die M√∂glichkeit zur Einbettung von Dateiformaten. Das bietet einen wichtigen Vorteil, da sich so die Handhabung der Dokumente deutlich vereinfacht hat. ‚ÄěDerzeit arbeiten wir daran ein solches maschinenlesbares PDF/A-3 an die Anforderungen der Nagel-Group zu adaptieren. Oberste Priorit√§t f√ľr uns ist es, einen sauberen Prozess zu schaffen, um eine unver√§nderbare und eindeutige Quittung bereitstellen zu k√∂nnen.‚Äú, sagt Martin Gro√üe W√§chter (IT-Innovation). ¬†Au√üerdem erm√∂glicht das maschinenlesbare PDF, dass alle relevante Daten f√ľr unsere Empf√§nger direkt in deren Warenwirtschaftssystem einflie√üen. Sowohl die Nagel-Group als auch Kunden und Empf√§nger k√∂nnten hierdurch enorm viel Zeit einsparen.

Bis zum Ende des Jahres soll feststehen wie der digitale Lieferschein aussehen muss, um einen reibungslosen Prozessablauf zu gewährleisten.